21 Apr Tekstschrijvert Poppins over haar favoriete online tools om haar productiviteit te verhogen

Als een ware Mary Poppins dans ik door het freelance leven, waarin ik (een beperkte hoeveelheid!) koffieafspraken in de zon afwissel met jagen op achterstallige betalingen. Veel vrijheid, veel onzekerheid, veel creativiteit en veel deadlines. Voor een creatieve chaoot als ik is het fijn om die vrijheid en onzekerheid – twee kanten van dezelfde medaille – hanteerbaar te maken. En daarbij zijn deze online tools voor mij onmisbaar om mijn productiviteit te verhogen.

Time tracken met Toggl

Heb jij het gevoel dat de tijd weglekt? Zo van: huh? Is het 17:00? Ik ben net bezig! Dan is het slim om die tijd eens te gaan bijhouden. De gratis variant van Toggl werkt voor mij prima. Je voert een taak in, koppelt die aan een project en/of een klant, en tracken maar. Sympathiek: als je vergeet je tracker uit te schakelen krijg je daar na een x aantal uur een melding van. En uiteraard kun je later alle uren in puike diagrammen en grafieken terugvinden. Met een van de betaalde varianten kun je ook tarieven koppelen aan je gemaakte uren. Via website en app te gebruiken.

Toggl screenshot

Waslijstjes afwerken met Wunderlist

Productiviteit verhogen? To-do-lijstjes, als zelfverklaarde chaotica kan ik niet zonder. Dus die maak ik volop. Op briefjes, achter bierviltjes, in tekstdocumentjes, in de telefoonnotities, in opschrijfboekjes. Het is alleen een beetje onhandig dat ik die altijd kwijtraak, of simpelweg nooit meer bekijk. Wunderlist is een to-do-list-app en geniaal in zijn eenvoud. Je start een lijstje met taken, en als je een taak hebt afgerond vink je hem af. Dan hoor je een bevredigend ‘ping’. Om hier nog meer structuur in aan te brengen kun je (hash)tags toevoegen of aparte lijsten maken. Maar dat doe ik niet, want dat is het equivalent van het in de la geschoven opschrijfboekje of het in de map ‘To Do’s’ gearchiveerde .doc-je. Wunderlist, als app en website, blijft onopvallend aanwezig.

Even focussen met e.ggtimer

De pomodoritechniek: wie is er niet groot mee geworden? (Ik in ieder geval niet, getuige mijn uitdagende concentreerskills). Het idee is dat je je 25 minuten concentreert op je taak, en dan even 5 minuten mag spelevaren. Dus de benen strekken, Facebook checken of koffie pakken. Bij deze 25-5 minuutsverdeling helpt een eierwekker, en ik gebruik daar de online variant e.ggtimer.com voor. Je kunt hier kiezen uit verschillende ‘programma’s’ of je voert een x aantal minuten in. Als de tijd afgelopen is komt het e.ggtimer-alarm vrij bruusk tussendoor geschoten.

Megamulto projectmanagement extraordinaire met Trello

Wanneer je veel verschillende projecten naast elkaar hebt lopen – zoals ik – kún je het overzicht weleens verliezen. Bij elk project hoort weer een eigen takenlijst, een eigen waaier aan contactpersonen en een eigen invulling. Oftewel: een eigen workflow. Wanneer je daarin ook nog met anderen samenwerkt is het tijd om orde in de chaos te scheppen. Enter Trello. Trello gebruikt verschillende borden rondom 1 onderwerp, waaraan je allerlei kaarten kunt hangen. Via zo’n kaart kun je bijvoorbeeld bestanden uitwisselen of communiceren met je teamleden. Ook als je ineens een geniaal idee hebt dat je ergens kwijt moet, kun je dat in Trello kwakken. Deze tool is overzichtelijk, omdat je in een oogopslag ziet welke projecten je allemaal hebt lopen en wat je waarvoor nog moet doen. Check ook dit handige blogje van Headroom voor een handleiding.

Overzicht van mijn Trello borden. Oh ja, je kunt het bord dus opleuken met een foto 😉

Dit is een handige verdeling per bord. Zo structureer je je werkproces – pardon, workflow

Gebruik ik nog andere werkgerelateerde apps en tools om mijn productiviteit te verhogen?

Voor bepaalde projecten gebruik ik Slack: handig wanneer je met meerdere mensen aan een project werkt. In Slack kun je ook verschillende projecten naast elkaar beheren, en het heeft een heel goede zoekfunctie. Ook kun je hierin gemakkelijk andere apps toevoegen, zoals Skype. Evernote (website/web-app) heb ik een tijdje geprobeerd, maar voor mij is deze groene olifant te onoverzichtelijk.

Trello, Slack, Yammer, Google plus

Welke werkgerelateerde tools gebruik jij? En waarom beveel je ze mij aan?