29 Feb Mag het een uurtje meer zijn? Uren bepalen voor freelancers

“En hoeveel uur gaat dat ongeveer kosten?” Het is, na “Wat is je uurtarief?”, de meest gestelde vraag in gesprekken met opdrachtgevers. Uitstekende vraag. En lastig te beantwoorden.

Met teksten werkt het net iets anders dan met spijkerbroeken

“Teksten voor je website/nieuwsbrief/jaarverslag/levensverhaal? Daar ben ik grofweg tussen de x en y uur mee bezig.” Dat wil ik het liefste als antwoord geven op de vraag hoeveel tijd iets kost. Maar ja, als ik een spijkerbroek sta af te rekenen bij de winkel wil ik ook gewoon de prijs betalen die op het prijskaartje staat. En niet ineens 20 euro meer. Dus ik snap heel goed dat de meeste opdrachtgevers willen weten waar ze aan toe zijn als ze mij inhuren. Het verschil is alleen dat een spijkerbroek een tastbaar eindproduct is. En mijn diensten – teksten – zijn dat op dat moment nog niet.

Komt nog iets bij: de communicatiestijl van de klant in spé

Eerlijk is eerlijk: ik stond niet vooraan in de rij toen de vaardigheden ‘planning’ en ‘time management’ werden uitgedeeld. Gelukkig schonk het Internet ons daar allerlei tools voor. Maar er is nog een niet over het hoofd te zien element als het aankomt op accuraat schatten: de klant. Want de ene opdrachtgever is de andere niet. Waar meneer A mij dagelijks overlaadt met mails, elektronische kattebelletjes van drie maanden geleden en telefoonnummers van vage connecties (“misschien heeft huppeldepup nog een leuk verhaal. Ik weet niet of ie er nog werkt, hoor”), laat mevrouw B mij bungelen. Ik mag zelf verzinnen wat haar organisatie allemaal wel of niet wil communiceren. Dat wil zeggen: tot het werk is opgeleverd. Waardoor de debriefing ineens dé briefing wordt (in het vervolg stel ik deze klant dus eerst de volgende vragen).

De taak van content: informeren, verkopen, aandacht genereren?

Behalve de werkwijze bepaalt ook de inhoud van de klus hoe lang het duurt (duh!). Dus ja, wat is de inhoud? Niet alle opdrachtgevers hebben daar een helder beeld bij en ze weten ook niet altijd welke rol content moet hebben in die strategie. Zo bulkt organisatie X van de ideeën, maar is niet zo concreet in wat ze eigenlijk wil communiceren. Bij club Y weten ze dat prima: hun website of nieuwsbrief moet gewoon verkopen. En stichting Z wil vooral kennis delen en bewustwording creëren.

Zo’n kort nieuwsbriefje schrijf je toch even tussendoor?

Wat ook meespeelt: communicatie mag op de een of andere manier nooit teveel kosten. Want zo’n kort nieuwsbriefje schrijf je toch wel even tussendoor? Of die tien updates voor Facebook? Tja, als je het goed wilt (laten) doen geldt automatisch: tekst kost meer tijd dan je denkt. En dus ook altijd meer dan ík denk. Ik beken: mijn valkuil is dat ik te optimistisch ben en te laag inschaal. Net zoals ik om 11:55 van huis wegga, in de volle overtuiging dat ik de trein van 12.00 nog denk te kunnen halen.

Dus: hoe voorkom ik dat ik mezelf arm schrijf?

Door schade en schande wordt men wijs, dus ik heb geleerd hoe ik mijn ongebreidelde optimisme aangaande plannen en tijd een beetje kan opvangen. Tegenwoordig pas ik deze punten toe, zodat ik me niet meer een slag in de rondte zit te werken voor een te laag uurtarief. Dat is fijner voor mijn bankrekening en vooral ook fijner voor mijn motivatie om voor de klant echt iets heel tofs te maken.

Uren inschatten en doorberekenen: zo doe je dat slimmer

• Tel bij je offerte altijd tenminste 1 uur op voor projectmanagement en research (en voor grotere/langere projecten tenminste 2 uur). Want al die mailtjes, googlesessies en telefoontjes tussendoor kosten ook tijd.
• Geef aan dat je offerte een schatting geeft van het aantal uren, en stel voor om na afloop het exact gewerkte aantal uren te verrekenen. Je uren houd je bijvoorbeeld bij met Toggl. Dan heeft de opdrachtgever een indicatie (en kan het na afloop ook nog meevallen).
• Als je uren bijhoudt, is het slim om tussentijds te evalueren. Ben je op de helft van je project en al ver voorbij de helft van het aantal begrote uren? Dan is het tijd om aan de bel te trekken. Kun je het proces nog bijsturen of moet je een nieuwe begroting maken?
• En over uren bijhouden gesproken: bekijk na een aantal maanden of er specifieke projecten zijn die altijd meer tijd kosten dan gepland. Die informatie kun je weer gebruiken in nieuwe offertes (“De ervaring leert dat..”)
• Accepteer dat je in het ene project een uur meer hebt zitten dan gepland, en voor het andere project een uur minder. You win some, you lose some. Als je onderaan de streep maar gelijk uitkomt.

Vind jij het inschatten van uren lastig of vind je het moeilijk om hierop terug te komen bij je opdrachtgever? Of heb jij nog andere tips?